Planificación de eventos

Planificación de eventos

Los eventos nos permiten un contacto directo con el público destinatario del mensaje que la empresa desea enviar. La planificación de eventos ya no es un asunto aburrido y previsible, hoy en día, se trata de realizar actividades imaginativas, que sensibilicen al público para que la recepción del mensaje sea significativa.

Planificación de eventosLos eventos permiten un contacto más directo con el público (accionistas, clientes, empleados, asociados, etc.). Éstos permiten obtener información valiosa acerca del público de la empresa, y mostrar contenidos sobre la misma. Es por tal motivo, que la planificación de eventos ha tomado protagonismo dentro de la presupuestación de marketing, y constituye una herramienta estratégica.

De acuerdo a estudios realizados, los eventos son la herramienta de marketing que tiene mayor valor de retorno de inversión. La planificación de eventos, se complementa con otros elementos de marketing.

La clave del éxito de un evento, está en la capacidad de conectar emocionalmente con el público, y conseguir la vinculación de sensaciones y experiencias con las marcas. La planificación de eventos, aplicará por tanto elementos que utilicen los cinco sentidos en un entorno emocional que facilite la permanencia en el recuerdo, a diferencia de lo que ocurre con otros medios.

Aspectos de la planificación de eventos:

Hasta no hace mucho, los eventos empresariales en general, se caracterizaban por su falta de imaginación, y lo acartonado y previsible del ambiente.

Sin importar el número de participantes, la planificación de eventos es una tarea ardua, del éxito de la misma, depende el éxito del organizador y del patrocinador del evento.

Hay algunas consideraciones previas que deben tomarse en cuenta antes de emprender la planificación de eventos:

• La necesidad de organizarlo: el evento debe ser la manera más rápida, fácil y barata de transmitir al público el mensaje, y que éste, resulte lo más eficiente y personal que sea posible. La planificación de eventos no es el único medio de personalizar el mensaje, hay otras formas más sencillas y económicas, como la entrega a los interesados, de un folleto o informe promocional; o los medios de comunicación masiva.

• Planificación y organización: es el primer paso en todo evento, y lo que debe definirse primero es quién se encarga de la organización, una sola persona, un comité de planificación, una agencia de organización. El tiempo, es otro recurso que debe planificarse con sumo cuidado, pues el evento debe estar listo para la fecha prevista.

Un evento suspendido, corre el riesgo de fracasar. El personal técnico que se encargará del acondicionamiento del local, los proveedores, el catering, la animación y/o actividades, todo es parte de la planificación de eventos, y debe formar parte de un cronograma cuidadoso. El tema del presupuesto es bastante complicado y depende de la clase de fondos con que se cuente, y de la clase de evento que se desea organizar. Es conveniente solicitar varios presupuestos, para elegir el más conveniente.

Planificación de eventos• Tipo de evento: es imprescindible definir qué tipo de evento queremos, antes de continuar con la organización. Existen variadas propuestas posibles, debemos elegir la que sea más conveniente para el mensaje que deseamos transmitir al público, y el que coincida con nuestro presupuesto.

• Asistencia prevista: es una de las cuestiones que debe determinarse luego de elegir el tipo de evento que se realizará. Además del público destinatario del evento, podemos considerar la invitación de los medios de prensa, de invitados especiales (conferencistas, personalidades famosas, etc.), cónyuges. También es necesario tener en cuenta la asistencia de público con minusvalías, para contemplar los accesos, ubicaciones especiales en la planificación de eventos.

• El lugar de realización del evento, es una de las claves del éxito de estos emprendimientos. El sitio debe ser cómodo, adecuarse al tipo de evento, y de preferencia, que sea del gusto del público invitado. Los lugares innovadores están de moda, pero concierta mesura. De ser posible, el sitio debe ser de fácil acceso, para evitar las complicaciones, que pueden atentar contra la concurrencia exitosa. Hay ciertos lugares alternativos que son cada vez más solicitados, como museos, edificios históricos, jardines botánicos, teatros, haciendas, yates, etc.

Quien nunca tuvo o tendrá a su cargo la planificación de una fiesta, evento, cumpleaños, etcétera. Es una tarea que se puede convertir en muy ardua si no mantenemos la cordura y la realizamos con serenidad. La idea es ir superando paso a paso los escalones de la organización. Para ello aquí encontrarás el asesoramiento necesario para que desde el momento en que te enteras que tienes un evento a tu cargo lo planifiques rápida y sencillamente sin estrés ni nerviosismo, y llegues al momento de su concreción como un invitado más, a disfrutar.
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